ከንዑስ ድጋፍ ሰጪዎች በብዛት የሚጠየቁ ጥያቄዎች

ንዑስ ተቀባዩ የአካባቢ መንግሥት ወይም ለትርፍ ያልተቋቋመ ድርጅት ከሆነ እና በበጀት ዓመቱ $750 ፣ 000 ወይም ከዚያ በላይ ለፌዴራል ሽልማቶች (ከሁሉም ምንጮች) የሚያወጣ ከሆነ፣ ንዑስ ተቀባዩ በ 2CFR ክፍል 200 ንዑስ ክፍል F ላይ በተገለጸው መሠረት ተገቢውን ነጠላ ወይም የፕሮግራም ኦዲት እንዲያቀርብ ይጠበቅበታል። የበጀት ዓመት የስጦታ ጊዜውን የሚሸፍነው የበጀት ተቀባዩ የበጀት ተቀባዩ የታቀዱ የሂሳብ መግለጫ ኦዲት ግልባጭ ወደ DCJS ለማስተላለፍ ተስማምቷል። 

ነጠላ ኦዲት ለብዙ ዓላማዎች ያገለግላል።  በአጠቃላይ የሒሳብ መግለጫዎች ትክክለኛ ውክልና ላይ ሪፖርት ከማድረግ በተጨማሪ ተቋሙ ለእያንዳንዱ ዋና የፌዴራል መርሃ ግብር ቀጥተኛ እና የቁሳቁስ መሟላት መስፈርቶችን ማሟላቱን ለመወሰን ይተገበራሉ። ችግሮችን ለመቅረፍ በፌዴራል የገንዘብ ድጋፍ ኤጀንሲዎች እና አካላት እንደሪፖርት ካርድ ጥቅም ላይ ይውላሉ እና እንዲሁም የፌዴራል ያልሆነ አካል ተገዢነትን በተመለከተ የውስጥ ቁጥጥርን በተመለከተ ማረጋገጫ እና መረጃ ለመስጠት ያገለግላሉ።

የሂሳብ መግለጫ ግምገማ የሚካሄደው በገለልተኛ ኦዲተር ነው፣ ነገር ግን ከፋይናንሺያል ኦዲት ኦዲት ይልቅ በቁጥር ጠባብ እና ከፈተና እና ትንተና አንፃር ያነሰ ጥብቅ ነው። ኦዲተሩ የድርጅቱን የሂሳብ መግለጫዎች ይመረምራል እና በአጠቃላይ ተቀባይነት ካላቸው የሂሳብ መርሆዎች ጋር የሚጣጣሙ መሆናቸውን ይወስናል.  የኦዲተሩ ሪፖርት የሂሳብ መግለጫዎቹ ከተሳሳተ መረጃ የፀዱ መሆናቸውን የተወሰነ ማረጋገጫ ለመስጠት ነው።

የክፍያ እድገቶችን በሚመለከት ልዩ ልዩ የአበል መመሪያዎችን ለማግኘት የሽልማት ሁኔታዎችን ይመልከቱ።  በአጠቃላይ የገንዘብ አከፋፈል የሚከናወነው በሪፖርት ማቅረቢያ ጊዜ ውስጥ ለወጡት ትክክለኛ ገንዘቦች በወጪ ተመላሽ ነው። በስጦታ ማመልከቻ ውስጥ በተፈቀዱ የመስመር ንጥል የበጀት ምድቦች መሰረት ትክክለኛ ወጪዎች በየሩብ ዓመቱ ሪፖርት መደረግ እና መጠየቂያ ደረሰኝ መደረግ አለባቸው። በስጦታ ጊዜ ውስጥ ለወጡ ወጪዎች ብቻ ተሰጥኦዎች ይመለሳሉ። የድጋፍ ፈንዶች፣ ተዛማጅ ገንዘቦችን ጨምሮ፣ በስጦታ ጊዜ ውስጥ ብቻ ሊወጡ እና/ወይም ሊገደዱ ይችላሉ። ሁሉም ግዴታዎች የስጦታው ጊዜ ካለቀ ከ 90 ቀናት ባልበለጠ ጊዜ ውስጥ መሟላት አለባቸው። የማካካሻ ጥያቄዎች በOGMS በይገባኛል ጥያቄ ክፍል በኩል መቅረብ አለባቸው።  የይገባኛል ጥያቄን እንዴት ማስገባት እንደሚቻል መመሪያዎችን ለማግኘት ወደ OGMS የስልጠና እና ግብአቶች ገጽ ይሂዱ ፡ https://www.dcjs.virginia.gov/grants/ogms-training-resources ።  የይገባኛል ጥያቄን በተመለከተ የቴክኒክ ድጋፍ ለማግኘት የተመደበውን የDCJS የእርዳታ ማሳያን ያነጋግሩ።

ሁሉም ጥያቄዎች በOGMS በ Claims ክፍል በኩል መቅረብ አለባቸው።  ይህ አካል ለወጪዎች ዝርዝር (የፋይናንስ ሪፖርት) እና መልሶ ማካካሻ ጥቅም ላይ ይውላል። ለመመሪያዎች፣ ወደ OGMS የስልጠና እና ግብአቶች ገጽ ይሂዱ ፡ https://www.dcjs.virginia.gov/grants/ogms-training-resources ። 

የእኛ ኤጀንሲ ሁሉንም የይገባኛል ጥያቄዎች በ(30) የስራ ቀናት ውስጥ ለማስኬድ ይጥራል። የጥያቄውን ሁኔታ ለመፈተሽ፣ እባክዎ ወደ OGMS ይግቡ እና የይገባኛል ጥያቄውን ክፍል ይምረጡ።  ጥያቄው ሁሉንም መስፈርቶች የሚያሟላ ከሆነ፣ ክፍያው በ 10 ቀናት ውስጥ ገቢ መደረግ አለበት። ለጥያቄዎች፣ የተመደበውን የDCJS የእርዳታ ማሳያን ያነጋግሩ።

የቀረበ የይገባኛል ጥያቄን በተመለከተ ጥያቄዎችን ለማግኘት የይገባኛል ጥያቄውን ይክፈቱ እና የማስጠንቀቂያ ትሩን ይከልሱ።  የተመደበውን የ DCJS የእርዳታ ማሳያን ያነጋግሩ።

የይገባኛል ጥያቄ ውድቅ የተደረገባቸው በጣም የተለመዱ ምክንያቶች፡ (1) የስጦታ መግለጫ (SOGA) አልተፈረመም እና ወደ DCJS አልተመለሰም; (2) በሽልማቱ ላይ ልዩ ሁኔታ/መገደብ አለ፤ (3) የፋይናንስ እና የፕሮግራም ዘገባ መስፈርቶች አልተሟሉም ፤ (4) የተጠየቀው መጠን ከሚገኘው አልፏል፤ (5) የተጠየቀው መጠን ሪፖርት ከተደረጉት ወጪዎች ይበልጣል። (6) የሽልማት ጊዜው አልፏል እና መዝጊያው ተጀመረ።

ሁሉም ገንዘቦች በሽልማት ጊዜ ማብቂያ ላይ ጥቅም ላይ መዋል አለባቸው እና/ወይም ግዴታ አለባቸው። አልፎ አልፎ፣ ንዑስ ሰጪዎች የንዑስ ወርዱ ጊዜ ካለቀ በኋላ ክፍያ ሊፈጸም የማይችልበት ንዑስ ጊዜ ማብቂያ ላይ ግዴታዎችን ሊወጡ ወይም ገንዘብ ሊይዙ ይችላሉ። እንደዚህ ባሉ ጉዳዮች ላይ ንዑስ ተሰጥኦዎች በሪፖርቱ ወቅት የተከፈሉትን ትክክለኛ ወጪዎች ብቻ ሪፖርት ማድረግ አለባቸው። የንዑስ ወር ጊዜ ከማለቁ በፊት የተደረጉ ግዴታዎች, ነገር ግን እስካሁን ያልተከፈሉ, በወጪዎች ዝርዝር ላይ ሪፖርት ሊደረጉ ይችላሉ (የፋይናንስ ሪፖርት). ኤጀንሲዎች እነዚያን ግዴታዎች ለመክፈል እና ወጪውን በመጨረሻው የፋይናንስ ሪፖርት ላይ ለማሳወቅ ተጨማሪ 45 ቀናት ይኖራቸዋል።

ያልተወጡ ገንዘቦችን ለመመለስ፣እባኮትን ለ"የቨርጂኒያ ገንዘብ ያዥ" የሚከፈል ቼክ ያዘጋጁ (በቼኩ ላይ ያለውን የእርዳታ ቁጥር ወይም በደብዳቤ ላይ ይመልከቱ) እና ወደዚህ ይላኩት፡

የቨርጂኒያ የወንጀል ፍትህ አገልግሎቶች መምሪያ

1100 ባንክ ሴንት

12ኛ ፎቅ፣ የፋይናንስ ክፍል

[Rích~móñd~, VÁ 23219]

[Ñó.]

አዎ፣ ብዙ ተጠቃሚዎች መተግበሪያዎችን እና ሽልማቶችን በአንድ ጊዜ ማስተዳደር ይችላሉ።  ሊኖሩዎት በሚችሉት የተጠቃሚዎች ብዛት ወይም በስጦታ ውስጥ የሚሰሩ ሰዎች በተመሳሳይ ጊዜ የተለያዩ ተግባራትን በሚፈጽሙ ሰዎች ላይ ምንም ገደብ የለም.  ሁሉም ተጠቃሚዎች መመዝገብ አለባቸው።  DCJS ድርጅቶች ሽልማቱን ለማስተዳደር የጽሁፍ ፕሮቶኮሎችን በድርጅቱ የፋይናንስ አስተዳደር ሂደቶች ውስጥ እንዲያካትቱ ይመክራል።  የሽልማቱን የተለያዩ ገጽታዎች እንዴት ማስተዳደር እንደሚችሉ መመሪያዎችን ለማግኘት ወደ OGMS የስልጠና እና ግብአቶች ገጽ ይሂዱ ፡ https://www.dcjs.virginia.gov/grants/ogms-training-resources ። 

የመስመር ላይ የእርዳታ አስተዳደር ስርዓት (OGMS) ለመድረስ እዚህ ጠቅ ያድርጉ ፡ https://ogms.dcjs.virginia.gov/.   አዲስ ተጠቃሚ ከሆንክ ወደ ስርዓቱ ለመግባት መመዝገብ አለብህ።  እባክዎ ለምዝገባ መጽደቅ 3-5 የስራ ቀናት ፍቀድ። አንዴ ከጸደቀ፣ የመግቢያ ምስክርነቶችን ይደርስዎታል።  የእርስዎን DCJS ሽልማት(ዎች) ለማስተዳደር መዳረሻ ለመጠየቅ የእርስዎን DCJS የእርዳታ ማሳያ ያነጋግሩ።  ከ OGMS ጋር የቴክኒክ ድጋፍ ለማግኘት፣ ያነጋግሩ ፡ ogmssupport@dcjs.virginia.gov. 

አዎ፣ ከአሁን በኋላ ከድርጅቱ ጋር ግንኙነት የሌላቸው ተጠቃሚዎች ከስርዓቱ መወገድ አለባቸው።  ሁሉም ከስጦታ ጋር የተያያዙ ለውጦች በኮንትራት ማሻሻያ ክፍል በኩል በOGMS ውስጥ መቅረብ አለባቸው።  የኮንትራት ማሻሻያ እንዴት ማስገባት እንደሚቻል መመሪያዎችን ለማግኘት የOGMS የስልጠና እና ግብአቶችን ገጽ ይጎብኙ ፡ https://www.dcjs.virginia.gov/grants/ogms-training-resources ።    

የቴክኒክ ድጋፍ ለማግኘት ogmssuport@dcjs.virginia.gov ያነጋግሩ። የእርስዎን የDCJS ድጎማ(ዎች) በተመለከተ ለጥያቄዎች የተመደበውን የDCJS የድጎማ ተቆጣጣሪ ያነጋግሩ።

ሽልማቱ ገንዘቡ ከመሰጠቱ በፊት መቀበል አለበት. የሽልማቱን ተቀባይነት ሁኔታ ለመፈተሽ ወደ OGMS ይግቡ ፡ https://ogms.dcjs.virginia.gov/. 

ስጦታው ከተጀመረበት ቀን ጀምሮ በ 60 ቀናት ውስጥ፣ ንኡስ ተሰጥኦው የገንዘብ ድጋፍ የተደረገለትን ፕሮጀክት ማስጀመር አለበት። ካልሆነ፣ ንዑስ ተቀባዩ ፕሮጀክቱን ለመጀመር የተወሰዱትን እርምጃዎች፣ የመዘግየቱ ምክንያቶች እና የሚጠበቀው የመነሻ ቀን በጽሁፍ ለDCJS ሪፖርት ማድረግ አለበት። ፕሮጀክቱ ከተጀመረበት ቀን ጀምሮ በ 90 ቀናት ውስጥ ካልሰራ፣ ንዑስ ተቀባዩ ለአዲስ የማስፈጸሚያ ቀን ከDCJS በጽሁፍ ፈቃድ ማግኘት አለበት ወይም DCJS ፕሮጀክቱን ይሰርዛል እና ያቋርጣል እና ገንዘቡን እንደገና ሊያከፋፍል ይችላል።

የበታች ተሰጥኦዎች በሽልማት ጊዜ ውስጥ እስከ ሁለት (2) ሪፖርት ማራዘሚያዎችን መጠየቅ ይችላሉ። ጥያቄ ለማስገባት ወደ OGMS ይግቡ፣ የኮንትራት ማሻሻያዎችን ክፍል ይምረጡ እና የሪፖርት ማቅረቢያ ቅጥያ የሚለውን ይምረጡ።  ለሪፖርቱ መዘግየት ምክንያቶች እንዲሁም ሪፖርቱ የሚቀርብበት ጊዜ የሚጠበቅበትን ቀን ያቅርቡ። ሁሉም ጥያቄዎች ከሪፖርት ማቅረቢያ ቀነ ገደብ በፊት መቅረብ አለባቸው።

የስጦታ ሽልማት ጥቅል እና ልዩ ሁኔታዎችን ያትሙ እና ያንብቡ።  የሽልማቱን ውሎች እና ሁኔታዎች ለመቀበል የፕሮጀክት አስተዳዳሪው የሽልማት መቀበያውን መፈረም እና በኢሜል ለ gransmgmt@dcjs.virginia.gov መላክ አለበት።  የሽልማት መቀበል፣የስጦታ መግለጫ (SOGA) በመባልም የሚታወቀው፣ በDCJS የሽልማት ጊዜ በጀመረ 60 ቀናት ውስጥ መቀበል አለበት።  

የ OGMS መዳረሻ ለማግኘት እዚህ መመዝገብ አለብህ ፡ https://ogms.dcjs.virginia.gov/.  ለጥያቄዎች እና የቴክኒክ ድጋፍ፣ ogmssupport@dcjs.virginia.gov ያነጋግሩ። እባክዎን የእርዳታ ቁጥርዎን እና የእርዳታ ፕሮግራም አካባቢን በርዕሰ ጉዳይ መስመር ውስጥ ያካትቱ (ለምሳሌ 20-A1234CC20 - CCCA/PSA Grant Program)።

የልዩ ሁኔታዎችን/እገዳዎችን ሁኔታ ለመፈተሽ ወደ OGMS ይግቡ እና የ Encumbrances ክፍልን ይምረጡ። በእያንዳንዱ ማቀፊያ ላይ ልዩ መመሪያዎችን ይከተሉ. ስለ ሁኔታው ጥያቄዎች ካሉዎት፣ የእርስዎን ግራንት ሞኒተር ያነጋግሩ።

ልዩ ሁኔታ ስጦታ ሰጪው የተወሰኑ ተግባራትን እንዲያከናውን ወይም በተወሰነ ጊዜ ውስጥ የተወሰኑ መስፈርቶችን እንዲያሟሉ የሚጠይቅ በስጦታ ሽልማት ጥቅል ውስጥ የተካተተ ዕቃ ነው። አንዳንድ ገንዘቦች ከመከፈላቸው በፊት እርምጃ ሊወስዱ ስለሚችሉ ልዩ ሁኔታዎችን በጥንቃቄ መከለስ እና ማናቸውንም ችግሮች ካሉ ለማየት OGMSን ማረጋገጥ አስፈላጊ ነው።

የሲቪል መብቶች ጽ/ቤት (OCR) የፌደራል ሲቪል መብቶች ግዴታቸውን ለመወጣት ንዑስ ተቀባዮችን ለመርዳት የሲቪል መብቶች ስልጠና ይሰጣል። የመስመር ላይ ስልጠናው ስድስት ክፍሎችን እና ራስን መፈተሻዎችን ያቀፈ ሲሆን ተፈፃሚነት ያላቸውን አድሎአዊ ያልሆኑ ህጎችን እና አጠቃላይ የዜጎች መብት ግዴታዎችን በፍትህ ዲፓርትመንት ከተሰጡ ስጦታዎች ጋር የተያያዘ ነው።  በ OCR በኩል የሚቀርቡት የሲቪል መብቶች ማሰልጠኛ ሞጁሎች https://ojp.gov/about/ocr/assistance.htm ላይ ማግኘት ይችላሉ።  ንኡስ ተቀባዩ እነዚህን የስልጠና ሞጁሎች በእርዳታ ዑደት ቢያንስ አንድ ጊዜ መገምገም አለበት እና የሲቪል መብቶች አጠቃላይ እይታን፣ መደበኛ ማረጋገጫዎች ሞጁሎችን እና ለተገደበ የእንግሊዝኛ ችሎታ ያላቸው (LEP) ግለሰቦች አገልግሎቶችን የመስጠት ግዴታዎች ላይ ያለውን ሞጁሉን ማየት አለበት።

የፍትህ ዲፓርትመንት የገንዘብ ድጋፍ ተቀባይ እንደመሆኖ፣ ሁሉም ንኡስ ተቀባዮች እኩል የስራ ዕድል ዕቅዶችን (EEOP)ን በሚመለከት መስፈርቶቹን ማክበር አለባቸው።  በአንዳንድ ሁኔታዎች, ንዑስ ተቀባዮች EEOP ማዘጋጀት አለባቸው.  ድርጅትዎ የእቅድዎን የማረጋገጫ ሪፖርት እና/ወይም የአጠቃቀም ሪፖርት ክፍልን ለሲቪል መብቶች ቢሮ እንዲያቀርብ ይጠበቅበታል።  ተጨማሪ መመሪያ በ https://ojp.gov/about/ocr/eeop.htm ላይ ሊገኝ ይችላል። በ OJP የሚያስፈልገው የማረጋገጫ ቅጽ http://www.ojp.usdoj.gov/about/ocr/pdfs/cert.pdf ላይ ሊገኝ ይችላል።

የዩኒፎርም መመሪያ በ 2 CFR 200 ። 77 "የአፈፃፀም ጊዜ" ሲል የገለፀው የፌዴራል ያልሆነ አካል (ንዑስ ተሰጥኦ) በፌዴራል ሽልማት መሠረት የተፈቀደውን ሥራ ለማከናወን አዲስ ግዴታዎችን የሚወጣበት ጊዜ ነው።  የአፈፃፀም ጊዜ ሽልማቱ የተሰጠበትን የአንድ አመት ጊዜን ይወክላል.  የስጦታ ሽልማት ጥቅል (የስጦታ መግለጫ) ለእያንዳንዱ ስጦታ የሽልማት ጊዜን ይሰጣል (ለምሳሌ. ጁላይ 1 ፣ 2019- ሰኔ 30 ፣ 2020)።

የሽልማት አስተዳደር ስርዓት (SAM) (https://www.sam.gov) ለመንግስት ተቋራጮች እንደ ማዕከላዊ የምዝገባ ቦታ ሆኖ የሚያገለግል የፌዴራል መንግስት ድህረ ገጽ ነው።  ንኡስ ተሰጥኦዎች ሽልማት ለማግኘት በSAM ውስጥ መመዝገብ አለባቸው እና ለሽልማቱ በሙሉ ንቁ ምዝገባን ማቆየት አለባቸው። 

በተለምዶ፣ ሁሉም የልዩ ሁኔታዎች/ማስረጃዎች በአስር (10) የስራ ቀናት ውስጥ ይገመገማሉ። ማስረከቡ ሁሉንም መስፈርቶች የሚያሟላ ከሆነ፣ ግራንት ሞኒተሩ ንጥሉን እንደ ታዛዥ ምልክት ያደርገዋል እና ክፍያውን ያስወግዳል (የክፍያ መያዣ)። ንዑስ ተቀባዮች የማጽደቅ ማስታወቂያ በኢሜል ይቀበላሉ። ማስረከቡ ማጽደቁን ካላሟላ፣ ግራንት ሞኒተር ተጨማሪ መረጃ ለመጠየቅ ንዑስ ተቀባይን ያነጋግራል።

በሚፈቀዱ ወጪዎች እና እንቅስቃሴዎች ላይ ለተወሰኑ መመሪያዎች የስጦታ መመሪያዎችን እና የሽልማት ሁኔታዎችን ይመልከቱ።  በተጨማሪም፣ የተጠየቁት ለውጦች ከገንዘቡ ዓላማ እና ከፕሮጀክቱ ወሰን ጋር የተጣጣሙ መሆናቸውን ለማረጋገጥ ንዑስ ተሰጥኦዎች የተፈቀደውን ማመልከቻ መከለስ አለባቸው። በ 2 CFR 200 ዩኒፎርም የአስተዳደር መስፈርቶች፣ የወጪ መርሆዎች እና የፌደራል ሽልማቶች የኦዲት መስፈርቶች፣ ወጪው በባህሪው እና በመጠን መጠኑ፣ ወጪውን ለመፈፀም ውሳኔ በተሰጠበት ወቅት በነበረው ሁኔታ አስተዋይ ሰው ከሚያስከፍለው ዋጋ የማይበልጥ ከሆነ ምክንያታዊ ነው። በተገኘው አንጻራዊ ጥቅማጥቅሞች መሠረት በፕሮጀክቱ የሚሸፈኑ ዕቃዎች ወይም አገልግሎቶች የሚከፈሉ ከሆኑ ለአንድ የተወሰነ ስፖንሰር ለተዘጋጀው ፕሮጀክት ወጪ ይከፈላል። ስለ ወጭ መርሆዎች፣ የሚፈቀዱ ወጭዎች ወዘተ ተጨማሪ መረጃ ለማግኘት እባክዎ ለተለየ ሽልማት የሚሰጠውን የድጋፍ ፕሮግራም መመሪያ ይመልከቱ ወይም የተመደበውን የDCJS የእርዳታ መቆጣጠሪያን ያግኙ።

በስጦታ ጊዜ ውስጥ ከሁለት (2) በላይ የበጀት ማሻሻያ አይፈቀድም።  በመስመር ላይ የበጀት ማስተካከያዎች ላይ ምንም ገደብ የለም, ነገር ግን የመስመር ላይ ማስተካከያዎች የሽልማት ጊዜው ከማብቃቱ በፊት መደረግ አለባቸው. 

ቁጥር፡ በበጀት ምድብ ውስጥ ገንዘብ ማንቀሳቀስ የሚፈልጉ ንዑስ ተቀባዮች የመስመር ላይ የበጀት ማስተካከያ ጥያቄ በOGMS በኩል ማቅረብ ይችላሉ።  ለመመሪያዎች፣ ወደ OGMS የስልጠና እና ግብአቶች ገጽ ይሂዱ ፡ https://www.dcjs.virginia.gov/grants/ogms-training-resources ። 

ሁሉም የማሻሻያ ጥያቄዎች የሽልማት ጊዜው ከማብቃቱ ቢያንስ 45 ቀናት በፊት መቅረብ አለባቸው። ከፕሮጀክቱ ማብቂያ ቀን በኋላ የሚቀርቡ ጥያቄዎች ወይም የኋሊት ማፅደቅ የሚያስፈልጋቸው ውድቅ ይደረጋሉ፣ DCJS በአስጨናቂ ሁኔታዎች ላይ በመመስረት የተለየ ሁኔታ ካልሰጠ በስተቀር።

ሁሉም የበጀት ማሻሻያ ወይም የመስመር ላይ የበጀት ማስተካከያ ጥያቄዎች በOGMS ውስጥ በኮንትራት ማሻሻያ ክፍል መቅረብ አለባቸው።  የበጀት ማሻሻያ ሂደት የበጀት ማሻሻያ ማጠቃለያ እና ዝርዝር የበጀት ፍርግርግ ለፅድቁ ትረካ ማጠናቀቅን ይጠይቃል።  የበጀት ማሻሻያ ማጠቃለያው ንዑስ ተቀባዩ አሁን ያለውን የጸደቀ በጀት እና የታቀደውን በጀት እንዲያስገባ ይጠይቃል።  በተጨማሪም የጥያቄው ቅጽ ተቀባዩ የጨመሩትን/የተቀነሱትን የበጀት ምድቦችን ፣የጥያቄውን ዝርዝር መግለጫ እና ጥያቄውን እንዲያረጋግጥ ይጠይቃል።  ተጨማሪ ቦታ የሚያስፈልግ ከሆነ ንዑስ ተገዢዎች ጥያቄውን ለመደገፍ የትረካ፣ የጥቅስ ወይም የሌላ ሰነድ ቅጂ ማያያዝ ይችላሉ። 

ምሳሌ ማመካኛ፡ የድጎማ ፈንድ በብሔራዊ የተጎጂዎች እርዳታ (NOVA) በብሔራዊ የተጎጂዎች እርዳታ (NOVA) ላይ ለመሳተፍ አሁን ባለው የሽልማት ጊዜ ውስጥ የተካሄደውን የተቀናጀ የማህበረሰብ ምላሽ ፕሮቶኮሎች ስልጠና ለአራት ቀጥተኛ አገልግሎት ሰራተኞች የቨርቹዋል ስልጠና ምዝገባ ክፍያዎችን ለመሸፈን ተጠየቀ። የታለመው ታዳሚ ህግ አስከባሪዎችን፣ የህክምና ፎረንሲክ ሰራተኞችን፣ የተጎጂዎችን ተሟጋቾችን፣ የትምህርት ቤት ሰራተኞችን፣ ፍቃድ ያላቸው አማካሪዎችን እና ሌሎች የኤጀንሲ አጋሮችን ደህንነትን እና ከተጠቂዎች በኋላ የመረጋጋት ስሜትን ለማረጋገጥ ለወንጀል ተጎጂዎች ምላሽ ለመስጠት እና ለማሻሻል ያካትታል። (4 ምዝገባዎች @ $350 / ተሳታፊ=$1400)።

ሁሉም የበጀት ማሻሻያ ወይም የመስመር ላይ የበጀት ማስተካከያ ጥያቄዎች በOGMS ውስጥ በኮንትራት ማሻሻያ ክፍል መቅረብ አለባቸው።  የበጀት ማሻሻያ ሂደት የበጀት ማሻሻያ ማጠቃለያ እና ዝርዝር የበጀት ፍርግርግ ለፅድቁ ትረካ ማጠናቀቅን ይጠይቃል።  የበጀት ማሻሻያ ማጠቃለያው ንዑስ ተቀባዩ አሁን ያለውን የጸደቀ በጀት እና የታቀደውን በጀት እንዲያስገባ ይጠይቃል።  በተጨማሪም የጥያቄው ቅጽ ተቀባዩ የጨመሩትን/የተቀነሱትን የበጀት ምድቦችን ፣የጥያቄውን ዝርዝር መግለጫ እና ጥያቄውን እንዲያረጋግጥ ይጠይቃል።  ተጨማሪ ቦታ የሚያስፈልግ ከሆነ ንዑስ ተገዢዎች ጥያቄውን ለመደገፍ የትረካ፣ የጥቅስ ወይም የሌላ ሰነድ ቅጂ ማያያዝ ይችላሉ። 

ምሳሌ ማመካኛ፡ የድጎማ ፈንድ በብሔራዊ የተጎጂዎች እርዳታ (NOVA) በብሔራዊ የተጎጂዎች እርዳታ (NOVA) ላይ ለመሳተፍ አሁን ባለው የሽልማት ጊዜ ውስጥ የተካሄደውን የተቀናጀ የማህበረሰብ ምላሽ ፕሮቶኮሎች ስልጠና ለአራት ቀጥተኛ አገልግሎት ሰራተኞች የቨርቹዋል ስልጠና ምዝገባ ክፍያዎችን ለመሸፈን ተጠየቀ። የታለመው ታዳሚ ህግ አስከባሪዎችን፣ የህክምና ፎረንሲክ ሰራተኞችን፣ የተጎጂዎችን ተሟጋቾችን፣ የትምህርት ቤት ሰራተኞችን፣ ፍቃድ ያላቸው አማካሪዎችን እና ሌሎች የኤጀንሲ አጋሮችን ደህንነትን እና ከተጠቂዎች በኋላ የመረጋጋት ስሜትን ለማረጋገጥ ለወንጀል ተጎጂዎች ምላሽ ለመስጠት እና ለማሻሻል ያካትታል። (4 ምዝገባዎች @ $350 / ተሳታፊ=$1400)።

የበጀት ማሻሻያ ማንኛውንም የሽልማትዎን ክፍል ከአንድ የበጀት ምድብ ወደ ሌላ የበጀት ምድብ እንዲያንቀሳቅሱ ያስችልዎታል. ከድጋፍ ፈንዶች ግዴታ ወይም ወጪ በፊት ለማንኛውም የበጀት ለውጥ ሁሉም ንዑስ ተቀባዮች ከDCJS ፈቃድ ማግኘት አለባቸው።  ሁሉም የበጀት ለውጦች በኮንትራት ማሻሻያ ክፍል በኩል በ OGMS ውስጥ መቅረብ አለባቸው።  ሁሉም የታቀዱ ለውጦች መግለጫ፣ ዝርዝር መግለጫ (የሂሳብ ስሌት መሠረት)፣ ንጥል ነገር (የእያንዳንዱ ዕቃ ዋጋ) እና ጥያቄው እንዴት እንደሚፈቀድ እና ለፕሮጀክቱ አስፈላጊ እንደሆነ የሚገልጽ ተገቢ ማረጋገጫ ማካተት አለባቸው። እባኮትን ሁሉንም አሃዞች በድጋሚ ያረጋግጡ እና ትረካው ከታቀደው የበጀት ማሻሻያ ጋር የሚጣጣም መሆኑን ያረጋግጡ። በአቅራቢያዎ ወደሚገኝ ዶላር መዞርዎን ያረጋግጡ። የጥያቄው ጠቅላላ መጠን ከተሰጠው ጠቅላላ መጠን መብለጥ አይችልም። አጠቃላይ ሽልማቱን ከስጦታ ሽልማት መግለጫ (SOGA) ጋር ያረጋግጡ። ተጨማሪ ቦታ የሚያስፈልግ ከሆነ ጥያቄውን ለመደገፍ ትረካ፣ ጥቅሶች ወይም ደረሰኞች ይስቀሉ።  የበጀት ማሻሻያ ጥያቄ ለማቅረብ፣ እባክዎ የኮንትራት ማሻሻያ ክፍሎችን በመምረጥ ጥያቄውን በOGMS ያስገቡ።  ጥያቄን በበቂ ሁኔታ እንዴት በዝርዝር ማውጣት እና ማረጋገጥ እንደሚቻል መመሪያ ለማግኘት ወደ የተጎጂዎች አገልግሎት የስጦታ አስተዳደር መርጃዎች ገጽ ይሂዱ ፡ https://www.dcjs.virginia.gov/victims-services/grant-management-resources ።  የኮንትራት ማሻሻያ እንዴት ማስገባት እንደሚቻል መመሪያዎችን ለማግኘት ወደ OGMS የስልጠና እና ግብአቶች ገጽ ይሂዱ ፡ https://www.dcjs.virginia.gov/grants/ogms-training-resources ። 

የመስመር ላይ የበጀት ማስተካከያዎች ስጦታ ሰጪዎች በአንድ የበጀት ምድብ ውስጥ ገንዘብ እንዲያንቀሳቅሱ ያስችላቸዋል። የመስመር ላይ ማስተካከያዎች በዓመቱ ውስጥ በማንኛውም ጊዜ ሊገመገሙ ይችላሉ ነገርግን በበጀት ዓመቱ ከማለቁ በፊት እና ገንዘቦች ከመገደዳቸው ወይም ከመውጣታቸው በፊት በእርስዎ የእርዳታ መቆጣጠሪያ መጽደቅ አለባቸው። በአንድ የሽልማት ጊዜ ውስጥ በመስመር ላይ ማስተካከያዎች ላይ ምንም ገደብ የለም.  ሁሉም የታቀዱ ለውጦች መግለጫ፣ ዝርዝር መግለጫ (የሂሳብ ስሌት መሠረት)፣ ንጥል ነገር (የእያንዳንዱ ዕቃ ዋጋ) እና ጥያቄው እንዴት እንደሚፈቀድ እና ለፕሮጀክቱ አስፈላጊ እንደሆነ የሚገልጽ ተገቢ ማረጋገጫ ማካተት አለባቸው። እባኮትን ሁሉንም አሃዞች በድጋሚ ያረጋግጡ እና ትረካው ከታቀደው የበጀት ማሻሻያ ጋር የሚጣጣም መሆኑን ያረጋግጡ። በአቅራቢያዎ ወደሚገኝ ዶላር መዞርዎን ያረጋግጡ። የጥያቄው ጠቅላላ መጠን ከተሰጠው ጠቅላላ መጠን መብለጥ አይችልም። አጠቃላይ ሽልማቱን ከስጦታ ሽልማት መግለጫ (SOGA) ጋር ያረጋግጡ። ተጨማሪ ቦታ የሚያስፈልግ ከሆነ ጥያቄውን ለመደገፍ ትረካ፣ ጥቅሶች ወይም ደረሰኞች ይስቀሉ።  የውስጠ-መስመር ማስተካከያ ጥያቄ ለማስገባት እባክዎ የኮንትራት ማሻሻያ ክፍሎችን በመምረጥ በ OGMS ውስጥ ያቅርቡ።  ጥያቄን በበቂ ሁኔታ እንዴት በዝርዝር ማውጣት እና ማረጋገጥ እንደሚቻል መመሪያ ለማግኘት ወደ የተጎጂዎች አገልግሎት የስጦታ አስተዳደር መርጃዎች ገጽ ይሂዱ ፡ https://www.dcjs.virginia.gov/victims-services/grant-management-resources ።  የኮንትራት ማሻሻያ እንዴት ማስገባት እንደሚቻል መመሪያዎችን ለማግኘት ወደ OGMS የስልጠና እና ግብአቶች ገጽ ይሂዱ ፡ https://www.dcjs.virginia.gov/grants/ogms-training-resources ።    

የበጀት ማሻሻያዎች በ (10) የስራ ቀናት ውስጥ በ Grant Monitor ይገመገማሉ። ተጨማሪ ክለሳዎች በተጠየቁት ላይ በመመስረት የማጽደቅ ሂደቱ እስከ (30) የስራ ቀናት ሊወስድ ይችላል። የበጀት ማሻሻያ ጥያቄን ሁኔታ ለመፈተሽ ወደ OGMS ይግቡ እና የኮንትራት ማሻሻያ ክፍሎችን ይምረጡ። አንዴ ጥያቄው ተቀባይነት ካገኘ፣ ንኡስ ተቀባይ በኢሜል ይነገራቸዋል እና በጀቱ በOGMS ውስጥ ይሻሻላል።  ከዚያም የእርዳታ ተቆጣጣሪው በስርዓቱ ውስጥ ለውጦችን ለማድረግ የሚመለከታቸውን ዝርዝር የበጀት ቅጾችን ለተቀባዩ ይደራደራል።  የበጀት ማሻሻያዎችን ማፅደቅ እስከ 30 ቀናት ወይም ከዚያ በላይ ሊወስድ ስለሚችል እባክዎ በዚሁ መሰረት ማቀድዎን ያረጋግጡ።

ቅጾቹ በኦንላይን የእርዳታ አስተዳደር ሲስተም (OGMS) ውስጥ ተገንብተዋል።  የኮንትራት ማሻሻያ እንዴት ማስገባት እንደሚቻል መመሪያዎችን ለማግኘት ወደ OGMS የስልጠና እና ግብአቶች ገጽ ይሂዱ ፡ https://www.dcjs.virginia.gov/grants/ogms-training-resources ።     

የበጀት ጥያቄዎች ውድቅ የተደረገባቸው በጣም የተለመዱ ምክንያቶች፡ (1) ጥያቄው የቀረበው የመጨረሻው ቀን ካለፈ በኋላ ነው፤ (2) የተሻሻለው በጀት ከትረካው ጋር አይስማማም ፤ (3) ጥያቄው በስጦታ መመሪያዎች መሰረት የማይፈቀዱ ወይም ምክንያታዊ ያልሆኑ ነገሮችን ያጠቃልላል። (4) ጥያቄው በተፈቀደው ቅጽ ወይም በትክክለኛው ቅርጸት አልቀረበም።  የተከለከሉ ጥያቄዎች በተወሰነ የጊዜ ገደብ ውስጥ ለድርድር (ማስተካከያ) ወደ ንዑስ ሰጪው ይላካሉ።  የበጀት ማሻሻያ እንዴት ማስገባት እንደሚቻል መመሪያዎችን ለማግኘት ወደ OGMS የስልጠና እና ግብአቶች ገጽ ይሂዱ ፡ https://www.dcjs.virginia.gov/grants/ogms-training-resources ። 

የይገባኛል ጥያቄን ለመከለስ፣ የይገባኛል ጥያቄውን ይክፈቱ እና የይገባኛል ጥያቄን አርትዕ የሚለውን ይምረጡ።  አስፈላጊውን ማሻሻያ ያድርጉ እና የይገባኛል ጥያቄውን እንደገና ያስገቡ።  እባክዎን ከOGMS በኢሜል ማሳወቂያ ውስጥ የቀረቡትን ማስታወሻዎች ወይም መመሪያዎች መከለስዎን ያረጋግጡ።  ኢሜል ከሌልዎት በስርዓቱ ውስጥ ያለውን የማስጠንቀቂያ ትር ይመልከቱ።  በተከፈለው የይገባኛል ጥያቄ ላይ ማሻሻያ ለማድረግ፣ ለቴክኒክ ድጋፍ የDCJS የእርዳታ ሞኒተርን ያግኙ። 

የፌደራል ፈንድ እና አስፈላጊ ተዛማጅ ሽልማቶችን ለማግኘት፣ ሙሉ የሽልማት መጠን ባይወጣም የፌደራል ፈንድ ወጪዎች መቶኛ በሽልማቱ ውስጥ ከተጠቀሰው መቶኛ መብለጥ የለበትም።  የግጥሚያ መስፈርቶችን ለሚመለከቱ ጥያቄዎች፣ የስጦታ መመሪያዎችን ወይም የሽልማት ሁኔታዎችን ይመልከቱ።  ለፕሮጀክት ልዩ ጥያቄዎች፣ የተመደበውን የDCJS የድጋፍ ተቆጣጣሪን ያግኙ።

ሁሉም የይገባኛል ጥያቄዎች በኦንላይን የእርዳታ አስተዳደር ስርዓት (OGMS) https://ogms.dcjs.virginia.gov/ በ Claims ክፍል ውስጥ መቅረብ አለባቸው።  ሪፖርት የተደረጉ ወጪዎች በበጀት ምድቦች ውስጥ ከተፈቀዱ የበጀት መጠኖች መብለጥ አይችሉም። በስጦታው ወቅት ያጋጠሙትን የተፈቀዱ ወጪዎች ለሽልማት ብቻ ማስከፈል ይችላሉ። የይገባኛል ጥያቄን እንዴት ማስገባት እንደሚቻል መመሪያዎችን ለማግኘት ወደ OGMS የስልጠና እና ግብአቶች ገጽ ይሂዱ ፡ https://www.dcjs.virginia.gov/grants/ogms-training-resources ።  የቀረበውን የይገባኛል ጥያቄ በተመለከተ ለእርስዎ የተመደበውን የDCJS እርዳታ ተቆጣጣሪ ያነጋግሩ።

ንዑስ ተሰጥኦዎች የሽልማት ፈንዶችን አጠቃቀም በትክክል መከታተል እና ለሁሉም የሚከፈልባቸው የድጋፍ እና ግጥሚያ ሰራተኞች እና የበጎ ፈቃደኞች ጊዜ ሪፖርት በቂ የድጋፍ ሰነዶችን መያዝ አለባቸው።  የምንጭ ዶክመንቶች ተጠብቀው መቀመጥ አለባቸው እና ለሁሉም በስጦታ የሚደገፉ ወጪዎችን ለመመርመር መገኘት አለባቸው።  ንዑስ ተሰጥኦዎች ለተጨማሪ የፋይናንስ እና የፕሮግራም ክትትል በቦታው ላይ ሊደረጉ ይችላሉ፣ ይህም በአጭር ጊዜ ውስጥ ሊሆን ይችላል፣ እና ከማንኛውም ክትትል ጋር እንደሚተባበር ይስማማል።

ሁሉም የድጋፍ ወጪዎች ሪፖርት ሲደረጉ የመጨረሻው የፋይናንስ ሪፖርት የመጨረሻ ተብሎ ምልክት መደረግ አለበት።

የበጎ አድራጎት ተቀባዩ የመጨረሻውን የፋይናንስ ሪፖርት ለማቅረብ እና የተቀበሉትን እና ያልተወጡትን የድጋፍ ገንዘቦችን በሙሉ ለDCJS የስጦታው ጊዜ ካለቀ በ 45 ቀናት ውስጥ ለመመለስ ተስማምቷል።

በተዘዋዋሪ ወጪዎችን መጠየቅ የለብዎትም፣ ከመረጡ ግን ይፈቀዳል።  ቀጥተኛ ያልሆኑ ወጪዎችን ሲጠይቁ ሁለት አማራጮች አሉዎት፡ መደበኛ ቀጥተኛ ያልሆነ የወጪ ተመን ስምምነት (ICRA) ወይም “De Minimis” ተመንን በመጠቀም።  ICRA አንድ ድርጅት ከፌዴራል ተገንዛቢ ኤጀንሲ (DCJS ICRAs አያፀድቅም) ያመለከተ እና የተቀበለው መደበኛ የዋጋ ስምምነት ነው።  ድርጅቶች በፌዴራል ደረጃ የተደራደሩበትን ዋጋ የሚዘረዝር ደብዳቤ ወይም ሌላ ሰነድ ሊኖራቸው ይገባል። የ"De Minimis" መጠን በፌዴራል ደረጃ ተቀባይነት ያለው ቀጥተኛ ያልሆነ የወጪ ተመን ስምምነት በማያውቁ ድርጅቶች ሊጠቀሙበት ይችላሉ።  ድርጅቶች ከተቀየረው ጠቅላላ ቀጥተኛ ወጪዎች (MTDC) እስከ 10% የሚደርስ መጠን ለተዘዋዋሪ ወጪዎች በጀታቸውን መጠቀም ይችላሉ።

ቀጥተኛ ያልሆኑ ወጪዎችን ለማስላት በመጀመሪያ የበጀትዎን የተሻሻለ ጠቅላላ ቀጥተኛ ወጪዎች (MTDC) መጠን መወሰን አለቦት። ሊጠየቁ የሚችሉ ቀጥተኛ ያልሆኑ ወጪዎች በጠቅላላው የፕሮጀክት በጀት ላይ የተመሰረቱ አይደሉም፣ ነገር ግን በኤምቲዲሲ መጠን ላይ ነው። የMTDC የስራ ሉህ ተጠቀም https://www.dcjs.virginia.gov/content/mtdc-worksheet የእርስዎን MTDC መጠን ለማስላት። የስራ ሉህ እርስዎ ሊጠይቁ የሚችሉትን ቀጥተኛ ያልሆኑ ወጪዎችንም ያሰላል።  በተጨባጭ ወጪዎች ላይ በመመስረት የMTDC የስራ ሉህ በእያንዳንዱ ሩብ መጠናቀቅ አለበት።  ትክክለኛው የMTDC መጠን ለዚያ ሩብ ጊዜ የሚከፈለውን ቀጥተኛ ያልሆነ ወጪ መጠን ይወስናል። በሌላ አነጋገር፣ የተመለሱት የተዘዋዋሪ ወጪዎች መጠን ከሩብ ወደ ሩብ ሊለያይ ይገባል/ይኖራል። በየሩብ ዓመቱ እንዲመለስ የሚጠየቀው የተዘዋዋሪ ወጭ መጠን የዓመቱ አጠቃላይ በአራት የተከፈለ ብቻ ሊሆን አይችልም። መጠኑ በትክክለኛ MTDC መጠኖች ላይ የተመሰረተ መሆን አለበት.  የMTDC የስራ ሉህ በየሩብ ዓመቱ ወደ Grantsmgmt@dcjs.virginia.gov መላክ አለበት።

ቀጥተኛ ወጪዎች "በተለይ በልዩ ስፖንሰር በተዘጋጀ ፕሮጀክት በአንጻራዊነት በቀላሉ በከፍተኛ ትክክለኛነት ሊታወቁ የሚችሉ ወጪዎች" ናቸው። ለምሳሌ, የአንድ ቀጥተኛ አገልግሎት አቅራቢ ደመወዝ ወይም ለአንድ የተወሰነ ፕሮጀክት ልዩ እቃዎች ግዢ ቀጥተኛ ወጪዎች ናቸው.

መሆን አለባቸው፡-

• የሚፈቀድ (በፌዴራል የወጪ መርሆዎች እና በፌዴራል ደንቦች እና በስጦታ መመሪያዎች እንደተገለፀው)
• ምክንያታዊ (አስተዋይ ሰው ምን እንደሚያጠፋ);
• የሚመደብ (ለዚያ የወጪዎች ክፍል በቀጥታ ፕሮጀክቱን የሚጠቅሙ እና በቋሚነት እንደ ቀጥተኛ ክፍያዎች የሚወሰዱ)።

ቀጥተኛ ያልሆኑ ወጪዎች ለጋራ ወይም ለጋራ ዓላማዎች የወጡ እና ከተወሰነ የመጨረሻ የወጪ ዓላማ ጋር በቀላሉ ሊታወቁ የማይችሉ ናቸው። የአነስተኛ መጠን ቀጥተኛ ወጪ በ§200 በተገለጹት ሁኔታዎች እንደ ቀጥተኛ ያልሆነ ወጪ ሊወሰድ ይችላል። 413 ቀጥተኛ ወጪዎች አንቀጽ (መ)  ቀጥተኛ ወጪዎች ከተወሰኑ እና ለሽልማት ወይም ለሌላ ሥራ በቀጥታ ከተመደቡ በኋላ ቀጥተኛ ያልሆኑ ወጪዎች ለወጪ ዓላማዎች የተመደቡ ናቸው ። ለተመሳሳይ ዓላማ የወጡ ሌሎች ወጪዎች እንደ ሁኔታው በቀጥታ ወጪ ለፌዴራል ሽልማት ከተሰጠ ወጭ በተዘዋዋሪ ወጪ ለፌዴራል ሽልማት ሊመደብ አይችልም።  በተዘዋዋሪ ወጪዎች በተደጋጋሚ እንደ ትርፍ ወጪዎች ይባላሉ.  የተዘዋዋሪ ወጪዎች ምሳሌዎች፡ የሂሳብ እና የህግ ወጪዎች፣ የአስተዳደር ደሞዝ፣ የቢሮ ወጪዎች፣ የቤት ኪራይ፣ የደህንነት ወጪዎች፣ የመገልገያዎች እና የቴሌኮሙኒኬሽን ስራዎች ናቸው። 

እንደ የፍትህ ዲፓርትመንት (DOJ) የገንዘብ ልገሳዎች የገንዘብ መመሪያ, ሁሉም ንኡስ ተቀባዮች በቂ የሂሳብ አያያዝ ስርዓቶችን እና የፋይናንስ መዝገቦችን ማቋቋም እና ማቆየት እና ለእነሱ የተሰጡ ገንዘቦችን በትክክል መመዝገብ አለባቸው.  ተቀባዮች የእርዳታ ፈንዶችን መቀበል፣ ግዴታ እና ወጪ መመዝገብ እና ሪፖርት ማድረግ የሚችል የፋይናንስ አስተዳደር ስርዓት ሊኖራቸው ይገባል። የሂሳብ አያያዝ ስርዓቶች ለሽልማት ገንዘቦች ለየብቻ (የገንዘብ መምጣት የለም) መመዝገብ መቻል አለባቸው.  በቂ የሂሳብ አያያዝ ስርዓት ተቀባዮች ሁሉንም ደረሰኞች እና ወጪዎች እና የፌዴራል ገንዘቦችን ግዴታዎች ለመደገፍ ሰነዶችን እንዲይዙ ያስችላቸዋል.  ሁሉንም የሚከተሉትን መረጃዎች ለመከታተል ዝርዝር የሂሳብ መዝገቦችን እና ሰነዶችን ያስቀምጡ፡

• የፌዴራል ፈንዶች ተሸልመዋል
• የፌዴራል ገንዘቦች ተዘርግተዋል
• የመንግስት፣ የአካባቢ እና የግል ድርጅቶች ፈንድ ማዛመድ ሲቻል
• የፕሮግራም ገቢ
• ንዑስ ሽልማቶች (መጠን፣ ዓላማ፣ የሽልማት ሁኔታዎች እና የአሁን ሁኔታ)
• ከሽልማቱ ጋር የተያያዙ ኮንትራቶች
• ወጪዎች

እባክዎን 2 CFR § 200 ን ጨምሮ የ 2 CFR ክፍል 200ን ክፍል D ያማክሩ። 302 ፣ ለበለጠ መረጃ።

ቀጥተኛ ያልሆነ የወጪ ተመን እያንዳንዱ ፕሮግራም መሸከም ያለበትን ቀጥተኛ ያልሆኑ ወጪዎችን መጠን ለመወሰን መሳሪያ ነው። እሱ ቀጥተኛ ያልሆነ የወጪዎች ሬሾ (በመቶኛ የተገለጸ) ነው። ቀጥተኛ ያልሆነ ወጪዎችን ለመጠየቅ የሚፈልጉ ድርጅቶች፣ ቀድሞውኑ ከፌዴራል እውቅና ኤጀንሲ ጋር የመደራደር መጠን ያላቸው፣ በተዘዋዋሪ ወጪዎች ከተጠየቁ በስጦታ ማመልከቻ ጥያቄ ውስጥ ያንን ድርድር መጠን መጠቀም አለባቸው። በድርድር የተደረገው ዋጋ ካለፈ አመልካቹ ያለተጨማሪ ድርድር ለአንድ ጊዜ እስከ አራት አመት እንዲራዘም ማመልከት ይችላል። የማራዘሚያ ማመልከቻ በተዘዋዋሪ የዋጋ ተመን መጀመሪያ ላይ በተዋወቀው የፌዴራል ኤጀንሲ በኩል መቅረብ አለበት። ፌዴራላዊ ያልሆኑ ድርጅቶች በድርድር የተዘዋዋሪ የወጪ ተመን ኖሯቸው የማያውቁ፣ የመንግስት መምሪያዎች ወይም ኤጀንሲዎች ከ $35 ሚልዮን በታች ቀጥተኛ የፌደራል ፈንድ በአመት የሚያገኙ እና የተደራዳሪ ተመን የሌላቸው፣ በድርጅቱ የተቀየረው አጠቃላይ ቀጥተኛ ወጪዎች (MTDC) ላይ ተመስርተው የ 10% de minimis ቀጥተኛ ያልሆነ የወጪ ተመን ሊጠቀሙ ይችላሉ።

የተቀየረ ጠቅላላ ቀጥተኛ ወጪዎች (MTDC) ቀጥተኛ ያልሆኑ የወጪ ተመኖች የሚተገበሩበት መሠረት ነው።  MTDC ቀጥተኛ ደሞዝ እና ደሞዝ፣ የሚመለከታቸው ጥቅማጥቅሞች፣ ቁሳቁሶች እና አቅርቦቶች፣ አገልግሎቶች፣ ጉዞ እና ከእያንዳንዱ ንዑስ ክፍል እስከ መጀመሪያው $25 ፣ 000 ያካትታል።  MTDC መሣሪያዎችን፣ የካፒታል ወጪዎችን፣ የኪራይ ክፍያዎችን፣ የትምህርት ክፍያ ክፍያን፣ ተሳታፊዎችን የድጋፍ ወጪዎችን እና የእያንዳንዱን ንዑስ ክፍል ከ$25 ፣ 000 በላይ አያካትትም። 

በዓይነት ግጥሚያን ለመገመት፣ ለመመዝገብ፣ ለመቅዳት፣ ለማስኬድ እና ሪፖርት ለማድረግ የፖሊሲዎች እና ሂደቶች ሥርዓት ሁሉንም ድርጅታዊ ወጪዎችን ለመከታተል ከሚውለው ሂደት ጋር ተመሳሳይ ነው።  የግጥሚያ ክትትል ሥርዓት ለመመስረት የመጀመሪያው እርምጃ የግጥሚያ በጀት ማዘጋጀት ነው። ይህ የታቀደ በጀት ምን ያህል ጥሬ ገንዘብ እና ምን ያህል በአይነት ውስጥ እንዳለ ይዘረዝራል። የገንዘብ ግጥሚያን ሪፖርት ለማድረግ የወጪ ማዕከሎችን መፍጠር ቀጥተኛ የመከታተያ ዘዴን ይሰጣል።

የስጦታ ተቀባዮች ምንጩን፣ መጠኑን እና ግጥሚያው የተመደበበትን ጊዜ በግልፅ የሚያሳዩ መዝገቦችን መያዝ አለባቸው። በአይነት ውስጥ ያሉ መዋጮዎች የሚወሰኑት በተመጣጣኝ የገበያ ዋጋቸው ነው። የግላዊ አገልግሎቶችን, ቁሳቁሶችን እና መሳሪያዎችን ዋጋ ለመወሰን መሰረቱን በሰነድ እና በተቻለ መጠን, ተቀባዩ ለሠራተኞቹ በሚጠቀምባቸው ተመሳሳይ ዘዴዎች የተደገፈ መሆን አለበት.  እንደ በዓይነት ግጥሚያ የሚያገለግሉ የበጎ ፈቃደኝነት አገልግሎቶች የሚፈቀዱ እና የሚመከሩ ናቸው። የበጎ ፈቃደኝነት አገልግሎቶች ፕሮፌሽናል ወይም ቴክኒካል አገልግሎቶች፣ አማካሪዎች፣ ወይም በፕሮጀክቱ ላይ የሰለጠነ/ያልሰለጠነ የሰው ሃይል ረዳት ሊሆኑ ይችላሉ። በዓይነት ተዛማጅነት ያላቸውን ሁሉንም የበጎ ፈቃደኞች አገልግሎቶች የሚዘግቡ መዝገቦች መቀመጥ አለባቸው።

በፈቃደኝነት ጊዜ ዋጋ ላይ ተጨማሪ መመሪያ ለማግኘት ወደ www.independentsector.org/volunteer_time ይሂዱ። በዓይነት የተዛመደውን መጠን አለመታዘዙ የጥሬ ገንዘብ ግጥሚያ፣ የስጦታ ሽልማቱን መቀነስ እና/ወይም ሌላ የስጦታ ቅድመ ሁኔታዎችን ሊያስከትል ይችላል።

በተሰጡ ድጋፎች ላይ ሁሉም ተዛማጅ ገንዘቦች መሆን አለባቸው፡-

1. በፕሮግራም/ድርጅት መዛግብት የተረጋገጠ እና በተፈቀደው በጀት ውስጥ የቀረቡ;
2. ከፌዴራል ካልሆኑ የገንዘብ ምንጮች የተገኘ;
3. በሌሎች አካባቢዎች እንደ ተዛማጅ ገንዘቦች ጥቅም ላይ አይውሉም;
4. VOCA-የሚፈቀዱ ወጪዎች;
5. የፕሮጀክት አላማዎችን በብቃት ለማከናወን አስፈላጊ እና ምክንያታዊ;
6. ሁሉንም የፌዴራል እና የክልል መመሪያዎችን በማክበር; እና
7. ከተገቢው መቶኛ።

የጥሬ ገንዘብ ግጥሚያ የስጦታ ሰጪው ድርጅት የራሱ ገንዘብ (አጠቃላይ ገቢ) ወይም ከፌዴራል ካልሆኑ የሶስተኛ ወገኖች የገንዘብ ልገሳ ነው (ማለትም አጋር ድርጅቶች) ወይም በፌዴራል ባልሆኑ ድጎማዎች።  የገንዘብ ማዛመጃ መዋጮ ትክክለኛ የገንዘብ መዋጮ ነው።  እንደ ግጥሚያ ጥቅም ላይ የሚውለው ጥሬ ገንዘብ ከሌላ ግዛት (DCJS ካልሆኑ)፣ ከአካባቢ፣ ከፕሮግራም ገቢ ወይም ከግል ምንጮች ሊገኝ ይችላል።  የገንዘብ ገንዘቦች ከፌዴራል ምንጮች ሊገኙ አይችሉም.  አንዴ ገንዘቦች ለዚህ ፕሮጀክት ለማዛመድ ቁርጠኛ ከሆኑ፣ በሌሎች አካባቢዎች ላሉ ግጥሚያዎች ጥቅም ላይ መዋል አይችሉም።

በዓይነት ግጥሚያ በቀጥታ እና በተዘዋዋሪ ወጪዎችን ጨምሮ በሠራተኞች፣ እቃዎች እና አገልግሎቶች ዋጋ መልክ ነው።  አንዳንድ ምሳሌዎች የሚከተሉትን ያጠቃልላሉ፡- የበጎ ፈቃደኞች ሙያዊ አገልግሎቶች፣ ቁሳቁሶች/መሳሪያዎች፣ ቦታዎች እና መገልገያዎች፣ በፌዴራል የገንዘብ ድጋፍ ያልተደገፉ የፕሮግራም ተግባራት፣ ወዘተ. ንዑስ ተሰጥኦዎች ለሁሉም አይነት ተዛማጅነት ያላቸውን የተዋጣውን እሴት መመዝገብ አለባቸው።  የግጥሚያ መስፈርቶችን በተመለከተ የተለየ መመሪያ ለማግኘት፣ እባክዎ በመስመር ላይ የተጎጂዎች አገልግሎት ስጦታ ክፍልን ይመልከቱ እና የተወሰነውን የእርዳታ ፕሮግራም ይምረጡ። 

የማዛመጃ ፈንዶች የድጋፍ ሰጪው ወይም የበታች ተቀባዩ የድጋፉን ዓላማዎች ለማሳካት መዋጮ የሚጠበቅባቸው የፌዴራል ያልሆኑ የወጪዎች ድርሻ ናቸው። ዋናው ምክንያት በተለያዩ የመንግስት ፕሮግራሞች ወይም ከግሉ ሴክተር ጋር ወጪዎችን ማካፈል ነው።  የገንዘብ ሰጪዎች አንዳንድ ጊዜ ከድጋፍ ፕሮግራሙ ህይወት ያለፈ የፕሮጀክቶችን ቀጣይነት ለማራመድ የሚጣጣሙ መስፈርቶችን ያዋቅራሉ።

ሁሉም ከስጦታ ጋር የተያያዙ ለውጦች በኮንትራት ማሻሻያ ክፍል በኩል በOGMS ውስጥ መቅረብ አለባቸው።  የኮንትራት ማሻሻያ እንዴት እንደሚያስገቡ መመሪያዎችን ለማግኘት የOGMS የስልጠና እና ግብአቶችን ገጽ ይጎብኙ ፡ https://www.dcjs.virginia.gov/grants/ogms-training-resources ። 

የድጋፍዎቻችንን መስፈርቶች እና ሁኔታዎች በማክበር፣ የእርዳታ ተቀባዮች ለውጡ ከተከሰተ ከሰላሳ (30) ቀናት ባልበለጠ ጊዜ ውስጥ ሁሉንም ከእርዳታ ጋር የተያያዙ ለውጦችን ማስገባት አለባቸው።  በእርዳታ የገንዘብ ድጋፍ የሚደረግላቸው የሰው ኃይል ለውጦች ወይም በፕሮጀክት አስተዳዳሪ፣ በፕሮጀክት ዳይሬክተር እና/ወይም በፋይናንስ ኦፊሰር ላይ ለውጦች ካሉ፣ DCJS ማሳወቅ አለበት። የፕሮጀክት አስተዳዳሪው ቦታ ለስጦታዎቻችን የሚያስፈልገው ፊርማ ባለስልጣን ነው እና የስጦታ ሽልማቱን በመቀበል እሱ/እሷ በስጦታው የገንዘብ ድጋፍ ለሚደረግላቸው የድጋፍ ዘርፎች እና እንቅስቃሴዎች አስተዳደር ሙሉ ሃላፊነቱን ይወስዳሉ።

ስለዚህ፣ DCJS የፕሮጀክት አስተዳዳሪው በተለይ ለፕሮጀክት አስተዳዳሪ፣ ለፕሮጀክት ዳይሬክተር፣ እና/ወይም ለፋይናንስ ኦፊሰር የስራ መደቦች የሰራተኞች ለውጦችን እንዲያሳውቀን ይፈልጋል። ለእነዚያ የስራ መደቦች የፕሮጀክት አስተዳዳሪ ፊርማ ያስፈልጋል። በስጦታ የሚደገፉ የሰራተኞች ለውጦች በኦጂኤምኤስ የፕሮግራም ማሻሻያ ቅጽ ላይ ሊመዘገቡ ይችላሉ፣ እና ፊርማ አያስፈልጋቸውም።  በስጦታ የሚደገፉ ሰራተኞች ወይም ስልጣን የተሰጣቸው ባለስልጣኖች ለውጥን ለማስገባት፣ እዚህ የሚገኘውን የኮንትራት ማሻሻያ እንዴት ማስገባት እንደሚችሉ መመሪያዎችን ይመልከቱ ፡ https://www.dcjs.virginia.gov/grants/ogms-training-resources ። 

በፕሮጀክት ዳይሬክተር፣ በፕሮጀክት አስተዳዳሪ፣ በፋይናንስ ኦፊሰር ላይ የተደረጉ ለውጦች በፕሮጀክት አስተዳዳሪው ፊርማ ያስፈልጋቸዋል።  በተፈቀደላቸው ባለስልጣናት ውስጥ የተጎጂዎች አገልግሎት ለውጥ ቅጽ በተጎጂዎች አገልግሎት የእርዳታ አስተዳደር መርጃዎች ገፅ ላይ ማግኘት ይቻላል ፡ https://www.dcjs.virginia.gov/victims-services/grant-management-resources ። 

የአደጋ ግምገማው የሚከተሉትን የገንዘብ እና የፕሮግራም ሁኔታዎች ግምት ውስጥ ያስገባል፡-

1. ጠቅላላ የዶላር ስጦታ ስጦታ
2. ለDCJS የፋይናንስ ሪፖርት ወቅታዊነት
3. የአንድ ነጠላ ኦዲት ውጤቶች
4. በጣም የቅርብ ጊዜ የጣቢያ ጉብኝት ቀን
5. ለDCJS የፕሮግራም ግስጋሴ ሪፖርት ወቅታዊነት
6. የDCJS በገንዘብ ድጋፍ የተደረገላቸው ቁልፍ ሰራተኞች ማዞሪያ
7. የንዑስ ተሰጥኦ ስጦታ ልምድ ቆይታ።
8. ሌሎች አለመታዘዝ እና ተደጋጋሚ ወይም ያልተፈቱ ጉዳዮች

ክብደት ያለው አሃዛዊ እሴት ለእያንዳንዱ ነገር ተመድቧል፣ ከፍ ያለ ቁጥሮች ከፍተኛ ስጋትን ያመለክታሉ።  በጠቅላላው የአደጋ ነጥብ ላይ በመመስረት፣ ንኡስ ተሰጥኦዎች ከፍተኛ፣ መካከለኛ ወይም ዝቅተኛ በሆኑ የአደጋ ምድቦች ውስጥ ይቀመጣሉ።  ስድስት ወይም ከዚያ በታች ነጥብ ዝቅተኛ አደጋ ነው.  ከሰባት እስከ አስራ ሶስት ነጥብ መካከለኛ አደጋ ነው.  የ 14 ወይም ከዚያ በላይ ነጥብ ከፍተኛ አደጋ ነው። የንዑስ-ስደተኛ የስጋት ደረጃ DCJS በሚያውቀው ተጨማሪ መረጃ ላይ በመመስረት ወደ ከፍተኛ ደረጃ ሊስተካከል ይችላል፣ ይህም ከአጋር ኤጀንሲዎች የተሰጡ ሌሎች የእርዳታ ክትትል ውጤቶች፣ የፋይናንስ አለመረጋጋት፣ ካለፉት የጣቢያ ጉብኝቶች ውጤቶች፣ ተደጋጋሚ ወይም ያልተፈቱ ጉዳዮች፣ የውስጥ ቁጥጥር ስጋቶች እና የፋይናንስ አስተዳደር ጉዳዮችን ጨምሮ።  እነዚህ ስጋቶች በግራንት ክትትል ስጋት ግምገማ መሳሪያ ላይ መመዝገብ አለባቸው።  የተጠናቀቀው የአደጋ ግምገማ ግልባጭ በንዑስ ሰጪው መዝገብ ውስጥ ይቀመጣል። 

ከሽልማቱ ጋር የተዛመዱ መዝገቦች የመጨረሻው የወጪ ሪፖርት ከቀረበበት ቀን ጀምሮ ለሶስት (3) ዓመታት መቆየት አለባቸው። ንዑስ ተሰጥኦዎች ከፋይናንሺያል መዝገቦች፣ ደጋፊ ሰነዶች፣ ስታቲስቲካዊ መዝገቦች እና ሌሎች በ 2 CFR 200 ውስጥ ከተጠቀሱት መዛግብት በተጨማሪ የአፈጻጸም መለኪያ መረጃን ጨምሮ መዳረሻን መስጠት አለባቸው። 333 በእያንዳንዱ ንዑስ ሽልማት ላይ አንድ ፋይል መቀመጥ አለበት. ፋይሉ የንዑስ ሽልማት ቁጥሩን የሚያንፀባርቅ እና ቢያንስ የሚከተሉትን መያዝ አለበት፡-

• ለዚህ ንዑስ ሽልማት (ማለትም፣ ኦሪጅናል ደረሰኞች፣ ደረሰኞች፣ ወዘተ) የሚመለከቱ ማናቸውንም ወጪዎች ደጋፊ ሰነዶች፤
• በንዑስ ሽልማቱ ላይ የሰራተኛ እና የበጎ ፈቃደኞች የጊዜ ሰሌዳዎች ሰነዶች;
• በንዑስ ሽልማቱ የተደገፈ የማንኛውም ውል የተፈረመ ቅጂዎች;
• የንዑስ ሽልማት ተዛማጅ ፈንዶች ሰነዶች;
• ቀጥተኛ ያልሆነ የወጪ መጠን;
• ተከታታይ ቁጥሮችን ጨምሮ በስጦታ ፈንዶች የተገዙ መሳሪያዎች የንብረት መዛግብት; እና
• ሌሎች ተዛማጅ መረጃዎች (ማለትም፣ ከDCJS ጋር የመልእክት ልውውጥ፣ የበጀት ክለሳዎች፣ ልዩ ሁኔታዎች፣ ወዘተ.)

ከፍተኛ ተጋላጭነት ላላቸው ንዑስ ተሰጥኦዎች፣ የDCJS ሰራተኞች በየአመቱ በቦታው ላይ የክትትል ጉብኝት ያካሂዳሉ። መካከለኛ ተጋላጭ ናቸው ተብሎ ለተወሰኑ ንዑስ ተሰጥኦዎች፣ የDCJS ሠራተኞች በየሁለት ዓመቱ በቦታው ላይ ክትትል ያደርጋሉ።  ዝቅተኛ ተጋላጭነት ላላቸው ንዑስ ተሰጥኦዎች፣ የDCJS ሠራተኞች በየአራት ዓመቱ የጣቢያ ጉብኝት ያካሂዳሉ።  በተለዩ የፊስካል ወይም የፕሮግራም ጉድለቶች ወይም ሌሎች ያለመታዘዝ አመልካቾች ላይ በመመስረት የጣቢያ ጉብኝቶች በተደጋጋሚ ሊከናወኑ ይችላሉ።

የበታች ተቀባዩ DCJS እና ተወካዮቹ፣ የማግኘት እና ከሁሉም ድጎማዎች ጋር የተያያዙ ሁሉንም መዝገቦች የመመርመር መብትን መፍቀድ አለበት።  ይህ በተጠየቀ ጊዜ ከዚህ ሽልማት ጋር የተያያዙ የገንዘብ ወይም ፕሮግራም ነክ ሰነዶችን የወጪ ሰነዶችን እና በተሰጡ ገንዘቦች የተከናወኑ ተግባራትን በፍጥነት ማቅረብን ይጨምራል።  መዛግብት በቦታው በአካል እና/ወይም በኤሌክትሮኒካዊ መንገድ መቀመጥ አለባቸው።

የወንጀል ፍትህ አገልግሎቶች ዲፓርትመንት (DCJS) ንዑስ ተሰጥኦዎች ሁሉንም የእርዳታ ሁኔታዎችን እንደሚያከብሩ ያረጋግጣል።  መምሪያው በስጋት ላይ የተመሰረተ የክትትል እቅድ ያዘጋጃል፣ እና በሁሉም ንዑስ ተሰጥኦዎች ላይ የበጀት እና የፕሮግራም ክትትል ያካሂዳል፣ ይህም ለመካከለኛ እና ከፍተኛ ተጋላጭነት የሚወስኑ ንዑስ ተሰጥኦዎችን የተሻሻለ ክትትልን ይጨምራል።

የDCJS ዳይሬክተር በርዕስ 9 ምዕራፍ 1 ስር ስልጣን አለው። 1 የቨርጂኒያ ኮድ (§§9-100 እስከ 186.14)፣ ለኤጀንሲው ስራ የሚያስፈልጉ መመሪያዎችን ተግባራዊ ለማድረግ።  የግራንት ተቆጣጣሪዎች እና የእርዳታ አስተዳደር ሰራተኞች ሽልማቶች ለተፈቀደላቸው ዓላማዎች ጥቅም ላይ መዋላቸውን እና 2 CFR §§ 200 ን ለማክበር የንዑስ ድጋፍ ሰጪዎችን እንቅስቃሴ የመከታተል ኃላፊነት አለባቸው። 303 እና 200 331 ከሌሎች የፌዴራል ሕጎች, ደንቦች, እና የሽልማት ውሎች እና ሁኔታዎች ጋር.  የDCJS የድጋፍ ጥያቄ፣ ተከታይ ማመልከቻ እና የድጋፍ መግለጫ (SOGA) በ 2 CFR § 200.331(ሀ) ውስጥ የተዘረዘሩትን ሁሉንም አስፈላጊ መረጃዎች ይይዛሉ።

ከጣቢያው ጉብኝቶች በፊት፣ ግራንት ሞኒተሩ ከጉብኝቱ ቢያንስ 30 የቀን መቁጠሪያ ቀናት በፊት ቀናትን እና የግምገማ ወሰንን ለማረጋገጥ መደበኛ የማሳወቂያ ደብዳቤ ይልካል። ለግምገማ የሚያስፈልጉ ሰነዶችን ዝርዝሮችን መስጠት; ለግምገማው የሚጠበቀውን የጊዜ ገደብ ይግለጹ; እና በጉብኝቱ ወቅት ቁልፍ ባለስልጣናት መኖራቸውን ያረጋግጡ።  የግራንት ሞኒተር በተጨማሪ ለግምገማ እቃዎች ዝርዝር ማረጋገጫ ዝርዝር (በተጎጂዎች አገልግሎት ገጽ ላይ ይገኛል ፡ https://www.dcjs.virginia.gov/victims-services/forms) ለክፍለ-ስጦታው ያቀርባል። እና በጉብኝቱ መጀመሪያ ላይ ደጋፊ ሰነዶች እንዲዘጋጁ ይጠይቁ። 

በግምገማው ወቅት፣ የግራንት ሞኒተር የንዑስ ድጋፍ ሰጪ የክትትል መሣሪያን ያጠናቅቃል እና ከንዑስ ተሰጥኦው ጋር የተመለከቱ ስጋቶችን ያብራራል። የግራንት ሞኒተሩ በግምገማው ሂደት ወቅት የተከተለውን እያንዳንዱን እርምጃ ይከታተላል፣ ከንዑስ ድጋፍ ሰጪ ሰራተኞች ጋር የሚደረጉ ንግግሮችን ይዘግባል፣ እና የፕሮጀክቱን/የፕሮግራሙን ሂደት ይመረምራል።  በቦታው ላይ ባለው የክትትል ጉብኝት መጨረሻ፣ ግራንት ሞኒተር ከፋይናንሺያል ግምገማ የተመለከቱትን ጊዜያዊ ግኝቶች ለማቅረብ ከዋና ባለስልጣናት ጋር ይገናኛል።  ከጣቢያው የክትትል ጉብኝት በኋላ፣ ግራንት ሞኒተር አስፈላጊ ከሆነ በ 60 የቀን መቁጠሪያ ቀናት ውስጥ የማስተካከያ እርምጃ ምክሮችን የሚይዝ እና አስፈላጊ ከሆነ በ 45 የቀን መቁጠሪያ ቀናት ውስጥ የማስተካከያ የድርጊት መርሃ ግብር ለንዑስ ተቀባዩ የድህረ ግምገማ ደብዳቤ ይሰጣል።

በንዑስ ተቀባይ ድርጅት ወይም ፕሮጀክት ውስጥ የቁሳቁስ አደጋ ሲታወቅ 2 CFR 200.331 ተገቢውን ተጠያቂነት፣ የፕሮግራም መስፈርቶችን ማክበር እና የአፈጻጸም ግቦችን ማሳካት ለማረጋገጥ የአደጋ አስተዳደር መሳሪያዎችን ለመተግበር ማለፊያ አካላትን ይፈልጋል።  የሚገኙ የአደጋ መቆጣጠሪያ መሳሪያዎች ምሳሌዎች የሚከተሉትን ያካትታሉ:

• ከፕሮግራም ጋር በተያያዙ ጉዳዮች ላይ የሥልጠና እና የቴክኒክ ድጋፍ ለንዑስ ተቀባዮች መስጠት።
• የፕሮግራም ዓላማዎችን ወይም ደረሰኞችን የበለጠ ተደጋጋሚ ክትትል።
• ከ PI ጋር የበለጠ ተደጋጋሚ ግንኙነት።
• በቦታው ላይ የንዑስ ተቀባይ ፕሮግራም ስራዎች ግምገማ.
• ጥብቅ ቁጥጥር የሚደረግበት የኦዲት ግምገማ እና ያልተሟሉ ሁኔታዎች ሲታወቁ ፈጣን እርምጃ መውሰድ።
• ክፍያን በጊዜያዊነት መከልከልን ጨምሮ የማስፈጸሚያ ርምጃ መውሰድ፣ ወጪውን በሙሉ ወይም በከፊል የማያከብር ከሆነ ወጪን መከልከል፣ ሙሉ በሙሉ ወይም በከፊል ሽልማቱን ማገድ ወይም ማቋረጥ፣ ከፕሮጀክቱ ተጨማሪ ገንዘቦችን መከልከል ወይም ሌላ ማንኛውም በህጋዊ የሚገኙ መፍትሄዎች።

የድጋፍ ሰጪው ጊዜ ከመጀመሩ በፊት እና/ወይም በየዓመቱ የሚቀጥለውን የበጀት ዓመት የክትትል ዕቅድ ለማሳወቅ የስጋት ግምገማ በ Grant ሞኒተር ይጠናቀቃል። ግራንት ሞኒተሮች በ 2 CFR 200 ውስጥ የሚያስፈልጉትን ንጥረ ነገሮች የሚያሟላ የግራንት ክትትል ስጋት ግምገማን በመጠቀም የአደጋ ግምገማን ያጠናቅቃሉ። 331(ለ)፣ ተገቢውን ደረጃ እና የበታች ሰጪ ክትትል መርሃ ግብር ለመወሰን እያንዳንዱን ንዑስ ባለስጦታ ከፌደራል ህጎች፣ ደንቦች እና የሽልማት ውሎች እና ሁኔታዎች ጋር አለማክበር ያለውን ስጋት ለመገምገም።

ክትትል ማለት በስጦታ ከተደገፈ ፕሮጀክት ሠራተኞች ጋር፣ የፕሮጀክቱን አፈጻጸም፣ እንቅስቃሴ፣ አፈጻጸም እና ወጪ በጸደቀው የድጋፍ ማመልከቻ እና በስጦታ መስፈርቶች እና ሁኔታዎች መሠረት እየሠራ ስለመሆኑ፣ እንዲሁም ማንኛውም የሚመለከታቸው የቁጥጥር መስፈርቶች፣ እና ማንኛውም የድጋፍ ተቀባዩ የቴክኒክ ድጋፍ ፍላጎቶችን ለመለየት የመገምገም ሂደት ነው።  ክትትል በስጦታ የተደገፈ ፕሮጀክት የፊስካል እና ፕሮግራማዊ ገጽታዎችን መገምገምን ሊያካትት ይችላል።  “ክትትል” የሚለው ቃል ሁለቱንም የፌዴራል እና የክልል የገንዘብ አጠቃቀምን የመገምገም እና የመከታተል አጠቃላይ ስርዓትን እና የበለጠ ልዩ የቀን ተቀን የግምገማ ሂደቶችን ለመግለፅ ጥቅም ላይ የሚውለው አንድ ንዑስ-ተቀባይ የፌዴራል ወይም የክልል ህጎችን እና ደንቦችን የሚያከብር መሆኑን እና የስጦታውን ግቦች እና ዓላማዎች እያሳካ መሆኑን ለማረጋገጥ ነው።

ግራንት ማሳያዎች፡-

• በDCJS የሚፈለጉትን የሩብ ወር የፋይናንስ እና ፕሮግራማዊ ሪፖርቶችን ይገምግሙ።
• ከንዑስ ተሰጥኦዎች ጋር ክትትል ማድረግ እና በኦዲት ምርመራ፣ በቦታው ላይ ክትትል ጉብኝቶች፣ የጠረጴዛ ግምገማዎች እና ሌሎች የክትትል ስራዎች ላይ በተገኙ የስጦታ ሽልማቶች ላይ ንዑስ ተሰጥኦዎች ወቅታዊ እና ተገቢ እርምጃ እንዲወስዱ ያረጋግጡ።
• ድጋፉን ለማስተዳደር የሚረዱ ስልጠናዎችን ማካሄድ እና/ወይም ለንዑሳን ተሰጥኦዎች የቴክኒክ ድጋፍ መስጠት።
• የንዑስ ድጋፍ ሰጪዎችን ስጋት ነጥብ ሊጎዳ የሚችል ማንኛውንም አዲስ የተገለጠ መረጃ ይገምግሙ እና እንደ አስፈላጊነቱ የክትትል ዕቅዱን ያሻሽሉ።
• በጥያቄ መጠይቁ ላይ በመመስረት የቅድመ-ሽልማት ግምገማ ያካሂዱ፣ ንዑስ ሰጪዎች አዲስ የእርዳታ ፈንዶችን ለመቀበል ብቁ መሆናቸውን ለመወሰን፣ ወይም የአደጋ ግምገማን ያካሂዱ።
• ከDCJS የገንዘብ ድጋፍ ጋር በተገናኘ የኦዲት ግኝቶች የአስተዳደር ውሳኔዎችን ለመስጠት ከDCJS የእርዳታ አስተዳደር ክፍል ጋር ማስተባበር።
• የገንዘብ እና የፕሮግራም ተገዢነትን ለማረጋገጥ የንዑስ ድጋፍ ሰጪዎችን በቦታው ላይ የክትትል ጉብኝቶችን ያካሂዱ።

የድጋፍ አስተዳደር ሠራተኞች የሚከተሉትን ያደርጋሉ፡-

1. ህጋዊ አካል ከሽልማት በፊት እና በየጊዜው በሽልማት ጊዜ ውስጥ አለመታገዱን ያረጋግጡ (የተቋረጠ ወይም የታገደ አሰራር እና መመሪያ ይመልከቱ)።
2. በ 2 CFR § 200 ስር የሚፈለጉትን ንዑስ ተሰጥኦዎች የኦዲት ግኝቶችን ይተንትኑ። 332 (ረ) የተጠናቀቀ ኦዲት ለማድረግ።
3. ኦዲት የሚደረገው በ 2 CFR § 200 ስር ለሚያስፈልጋቸው ንዑስ ስጦታዎች መሆኑን ያረጋግጡ። 332 (ረ) ኦዲት ሊደረግበት ("በየበጀት ዓመቱ የወጪው የበጀት ዓመት የንዑስ ተሰጥኦው ፌዴራል ሽልማቶች ከ$750 ጋር እኩል ወይም አልፏል ተብሎ ሲጠበቅ፣ 000 በ 2 CFR §200 ላይ የተቀመጠው ገደብ። 501 የኦዲት መስፈርቶች”)
4. የበጀት ዴስክ ግምገማዎችን እና በቦታው ላይ የክትትል ጉብኝቶችን ከስጦታ ተቆጣጣሪዎች ወይም አስተባባሪዎች በሚቀርቡ ጥያቄዎች ላይ ያካሂዱ።
5. በበጀት ዴስክ ክለሳ ወቅት ተለይተው የሚታወቁ ፕሮግራሞችን እና ተጨማሪ ግምገማ እንደሚያስፈልጋቸው የጣቢያ ክትትል ጉብኝቶችን ጥልቅ የፋይናንስ ግምገማዎችን ማካሄድ።
6. በኦዲት ግኝቱ፣ በፋይስካል ዴስክ ክለሳዎች፣ ወይም በቦታው ላይ የክትትል ጉብኝቶች ላይ ስጋቶች ካሉ ከንዑስ ሰጪው የሚፈለገውን የማስተካከያ እርምጃ ይወስኑ። ከግራንት ሞኒተር ጋር በመስራት ስጋቶችን ለክፍለ-ስጦታው ለማስተላለፍ እና የማስተካከያ የድርጊት መርሃ ግብሮችን ማክበርን ይቆጣጠሩ።
7. ከDCJS የእርዳታ ገንዘብ ጋር በተገናኘ የኦዲት ግኝቶች የአስተዳደር ውሳኔዎችን ያውጡ።
8. ሽልማቱ ከ$25 ፣ 000 በላይ ከሆነ (የ FFATA ፖሊሲን ይመልከቱ) ወደ FFATA ንዑስ-ንዑስ-ስጦታ ያስገቡ።

በወንጀል ፍትህ አገልግሎቶች ቦርድ ፖሊሲ መሰረት በሁሉም የDCJS የድጋፍ መርሃ ግብሮች ላይ ተፈፃሚነት ያለው፣ ማንኛውም የገንዘብ ተቀባይ ለቀጣይ የገንዘብ ድጋፍ አይቆጠርም፣ ለስጦታ ማመልከቻው የማለቂያ ቀን ከሆነ፣ ለአሁኑ ስጦታ የሚፈለጉት የፋይናንሺያል እና የሂደት ሪፖርቶች ከ 30 ቀናት በላይ ካለፉ። ለበጎ ምክንያት፣ በጽሁፍ የቀረበ፣ DCJS ይህን ድንጋጌ ሊተው ይችላል።