ተገዢነት የክትትል ደረጃዎች

የበታች ተቀባዩ DCJS እና ተወካዮቹ፣ የማግኘት እና ከሁሉም ድጎማዎች ጋር የተያያዙ ሁሉንም መዝገቦች የመመርመር መብትን መፍቀድ አለበት።  ይህ በተጠየቀ ጊዜ ከዚህ ሽልማት ጋር የተያያዙ የገንዘብ ወይም ፕሮግራም ነክ ሰነዶችን የወጪ ሰነዶችን እና በተሰጡ ገንዘቦች የተከናወኑ ተግባራትን በፍጥነት ማቅረብን ይጨምራል።  መዛግብት በቦታው በአካል እና/ወይም በኤሌክትሮኒካዊ መንገድ መቀመጥ አለባቸው።

ከሽልማቱ ጋር የተዛመዱ መዝገቦች የመጨረሻው የወጪ ሪፖርት ከቀረበበት ቀን ጀምሮ ለሶስት (3) ዓመታት መቆየት አለባቸው። ንዑስ ተሰጥኦዎች ከፋይናንሺያል መዝገቦች፣ ደጋፊ ሰነዶች፣ ስታቲስቲካዊ መዝገቦች እና ሌሎች በ 2 CFR 200 ውስጥ ከተጠቀሱት መዛግብት በተጨማሪ የአፈጻጸም መለኪያ መረጃን ጨምሮ መዳረሻን መስጠት አለባቸው። 333 በእያንዳንዱ ንዑስ ሽልማት ላይ አንድ ፋይል መቀመጥ አለበት. ፋይሉ የንዑስ ሽልማት ቁጥሩን የሚያንፀባርቅ እና ቢያንስ የሚከተሉትን መያዝ አለበት፡-

ከፍተኛ ተጋላጭነት ላላቸው ንዑስ ተሰጥኦዎች፣ የDCJS ሰራተኞች በየአመቱ በቦታው ላይ የክትትል ጉብኝት ያካሂዳሉ። መካከለኛ ተጋላጭ ናቸው ተብሎ ለተወሰኑ ንዑስ ተሰጥኦዎች፣ የDCJS ሠራተኞች በየሁለት ዓመቱ በቦታው ላይ ክትትል ያደርጋሉ።  ዝቅተኛ ተጋላጭነት ላላቸው ንዑስ ተሰጥኦዎች፣ የDCJS ሠራተኞች በየአራት ዓመቱ የጣቢያ ጉብኝት ያካሂዳሉ።  በተለዩ የፊስካል ወይም የፕሮግራም ጉድለቶች ወይም ሌሎች ያለመታዘዝ አመልካቾች ላይ በመመስረት የጣቢያ ጉብኝቶች በተደጋጋሚ ሊከናወኑ ይችላሉ።

ከጣቢያው ጉብኝቶች በፊት፣ ግራንት ሞኒተሩ ከጉብኝቱ ቢያንስ 30 የቀን መቁጠሪያ ቀናት በፊት ቀናትን እና የግምገማ ወሰንን ለማረጋገጥ መደበኛ የማሳወቂያ ደብዳቤ ይልካል። ለግምገማ የሚያስፈልጉ ሰነዶችን ዝርዝሮችን መስጠት; ለግምገማው የሚጠበቀውን የጊዜ ገደብ ይግለጹ; እና በጉብኝቱ ወቅት ቁልፍ ባለስልጣናት መኖራቸውን ያረጋግጡ።  የግራንት ሞኒተር በተጨማሪ ለግምገማ እቃዎች ዝርዝር ማረጋገጫ ዝርዝር (በተጎጂዎች አገልግሎት ገጽ ላይ ይገኛል ፡ https://www.dcjs.virginia.gov/victims-services/forms) ለክፍለ-ስጦታው ያቀርባል። እና ያንን ይጠይቁ

ክትትል ማለት በስጦታ ከተደገፈ ፕሮጀክት ሠራተኞች ጋር፣ የፕሮጀክቱን አፈጻጸም፣ እንቅስቃሴ፣ አፈጻጸም እና ወጪ በጸደቀው የድጋፍ ማመልከቻ እና በስጦታ መስፈርቶች እና ሁኔታዎች መሠረት እየሠራ ስለመሆኑ፣ እንዲሁም ማንኛውም የሚመለከታቸው የቁጥጥር መስፈርቶች፣ እና ማንኛውም የድጋፍ ተቀባዩ የቴክኒክ ድጋፍ ፍላጎቶችን ለመለየት የመገምገም ሂደት ነው።  ክትትል በስጦታ የተደገፈ ፕሮጀክት የፊስካል እና ፕሮግራማዊ ገጽታዎችን መገምገምን ሊያካትት ይችላል።

ግራንት ማሳያዎች፡-

• በDCJS የሚፈለጉትን የሩብ ወር የፋይናንስ እና ፕሮግራማዊ ሪፖርቶችን ይገምግሙ።
• ከንዑስ ተሰጥኦዎች ጋር ክትትል ማድረግ እና በኦዲት ምርመራ፣ በቦታው ላይ ክትትል ጉብኝቶች፣ የጠረጴዛ ግምገማዎች እና ሌሎች የክትትል ስራዎች ላይ በተገኙ የስጦታ ሽልማቶች ላይ ንዑስ ተሰጥኦዎች ወቅታዊ እና ተገቢ እርምጃ እንዲወስዱ ያረጋግጡ።
• ድጋፉን ለማስተዳደር የሚረዱ ስልጠናዎችን ማካሄድ እና/ወይም ለንዑሳን ተሰጥኦዎች የቴክኒክ ድጋፍ መስጠት።

የድጋፍ አስተዳደር ሠራተኞች የሚከተሉትን ያደርጋሉ፡-

በንዑስ ተቀባይ ድርጅት ወይም ፕሮጀክት ውስጥ የቁሳቁስ አደጋ ሲታወቅ 2 CFR 200.331 ተገቢውን ተጠያቂነት፣ የፕሮግራም መስፈርቶችን ማክበር እና የአፈጻጸም ግቦችን ማሳካት ለማረጋገጥ የአደጋ አስተዳደር መሳሪያዎችን ለመተግበር ማለፊያ አካላትን ይፈልጋል።  የሚገኙ የአደጋ መቆጣጠሪያ መሳሪያዎች ምሳሌዎች የሚከተሉትን ያካትታሉ:

የአደጋ ግምገማው የሚከተሉትን የገንዘብ እና የፕሮግራም ሁኔታዎች ግምት ውስጥ ያስገባል፡-

የድጋፍ ሰጪው ጊዜ ከመጀመሩ በፊት እና/ወይም በየዓመቱ የሚቀጥለውን የበጀት ዓመት የክትትል ዕቅድ ለማሳወቅ የስጋት ግምገማ በ Grant ሞኒተር ይጠናቀቃል። ግራንት ሞኒተሮች በ 2 CFR 200 ውስጥ የሚያስፈልጉትን ንጥረ ነገሮች የሚያሟላ የግራንት ክትትል ስጋት ግምገማን በመጠቀም የአደጋ ግምገማን ያጠናቅቃሉ። 331(ለ)፣ ተገቢውን ደረጃ እና የበታች ሰጪ ክትትል መርሃ ግብር ለመወሰን እያንዳንዱን ንዑስ ባለስጦታ ከፌደራል ህጎች፣ ደንቦች እና የሽልማት ውሎች እና ሁኔታዎች ጋር አለማክበር ያለውን ስጋት ለመገምገም።