ከጣቢያው ጉብኝቶች በፊት፣ ግራንት ሞኒተሩ ከጉብኝቱ ቢያንስ 30 የቀን መቁጠሪያ ቀናት በፊት ቀናትን እና የግምገማ ወሰንን ለማረጋገጥ መደበኛ የማሳወቂያ ደብዳቤ ይልካል። ለግምገማ የሚያስፈልጉ ሰነዶችን ዝርዝሮችን መስጠት; ለግምገማው የሚጠበቀውን የጊዜ ገደብ ይግለጹ; እና በጉብኝቱ ወቅት ቁልፍ ባለስልጣናት መኖራቸውን ያረጋግጡ። የግራንት ሞኒተር በተጨማሪ ለግምገማ እቃዎች ዝርዝር ማረጋገጫ ዝርዝር (በተጎጂዎች አገልግሎት ገጽ ላይ ይገኛል ፡ https://www.dcjs.virginia.gov/victims-services/forms) ለክፍለ-ስጦታው ያቀርባል። እና በጉብኝቱ መጀመሪያ ላይ ደጋፊ ሰነዶች እንዲዘጋጁ ይጠይቁ።
በግምገማው ወቅት፣ የግራንት ሞኒተር የንዑስ ድጋፍ ሰጪ የክትትል መሣሪያን ያጠናቅቃል እና ከንዑስ ተሰጥኦው ጋር የተመለከቱ ስጋቶችን ያብራራል። የግራንት ሞኒተሩ በግምገማው ሂደት ወቅት የተከተለውን እያንዳንዱን እርምጃ ይከታተላል፣ ከንዑስ ድጋፍ ሰጪ ሰራተኞች ጋር የሚደረጉ ንግግሮችን ይዘግባል፣ እና የፕሮጀክቱን/የፕሮግራሙን ሂደት ይመረምራል። በቦታው ላይ ባለው የክትትል ጉብኝት መጨረሻ፣ ግራንት ሞኒተር ከፋይናንሺያል ግምገማ የተመለከቱትን ጊዜያዊ ግኝቶች ለማቅረብ ከዋና ባለስልጣናት ጋር ይገናኛል። ከጣቢያው የክትትል ጉብኝት በኋላ፣ ግራንት ሞኒተር አስፈላጊ ከሆነ በ 60 የቀን መቁጠሪያ ቀናት ውስጥ የማስተካከያ እርምጃ ምክሮችን የሚይዝ እና አስፈላጊ ከሆነ በ 45 የቀን መቁጠሪያ ቀናት ውስጥ የማስተካከያ የድርጊት መርሃ ግብር ለንዑስ ተቀባዩ የድህረ ግምገማ ደብዳቤ ይሰጣል።