ሪፖርቶች የሚቀርቡት በ 15ኛው ነው። በሪፖርቱ ውስጥ የተሸፈነው ሩብ ዓመት ካለቀ በኋላ የቀን መቁጠሪያ ቀን  ። ምንም አይነት ወጪዎች ባይኖሩም የፋይናንስ ሪፖርቶች ያስፈልጋሉ. DCJS ሁሉም ሪፖርቶች በመስመር ላይ የእርዳታ አስተዳደር ሲስተምስ (OGMS) በመጠቀም እንዲቀርቡ ይፈልጋል። OGMS ተጠቃሚዎች የፋይናንስ ሪፖርቶችን እንዲያቀርቡ፣ የሂደት ሪፖርቶችን እንዲያቀርቡ፣ ፈንድ እንዲጠይቁ፣ አሁን ባለው የጸደቁ በጀቶች ላይ ማሻሻያ እንዲያደርጉ እና በOGMS ውስጥ የገቡትን ሁሉንም መረጃዎች ሁኔታ እንዲመለከቱ ያስችላቸዋል።  ስለ OGMS ተጨማሪ መረጃ ከDCJS ድህረ ገጽ በ https://www.dcjs.virginia.gov/grants/ogms-training-resourcesማግኘት ይቻላል።

እያንዳንዱ የፕሮጀክት ዳይሬክተር፣ የፕሮጀክት አስተዳዳሪ እና የፋይናንስ ኦፊሰር ሆነው የተሰየሙ የፕሮጀክት ሰራተኞች የድጋፉን አስተዳደር ተግባራት ለማግኘት በOGMS ውስጥ መመዝገብ አለባቸው። ማንኛውም የፕሮጀክት ሰራተኛ ከተቀየረ እባክዎን የፕሮግራም ማሻሻያ ቅጽ ወደ ግራንት ሞኒተርዎ ይላኩ። አዲሱ ሰራተኛ በOGMS በ www.ogms.dcjs.virginia.gov/register.do ላይ መመዝገብ ያለበት ለእርዳታ እና እርዳታውን ለማስተዳደር ተግባራትን ማግኘት አለበት።  ለጥያቄዎች፣ ቴክኒካል ድጋፍ እና የፕሮጀክት ሰራተኞችን ከኦጂኤምኤስ ማስወገድ፣ በስጦታው የፊት ገጽ ላይ የተዘረዘሩ የተፈቀደላቸው ሰራተኞች ogmssupport@dcjs.virginia.gov ማግኘት አለባቸው።  እባኮትን የድጋፍ ቁጥርዎን እና የእርዳታ ፕሮግራም አካባቢን ለ OGMS ድጋፍ በኢሜል ርእሰ ጉዳይ ያካትቱ።   

የተጎጂ/ምስክር ፕሮግራም ሰራተኞች በሚፈለገው የጊዜ ገደብ የሩብ አመት ሪፖርቶችን ለDCJS ማቅረብ ካልቻሉ የፕሮግራሙ ሰራተኞች የሚከተሉትን ማድረግ አለባቸው፡-

• በየሩብ ዓመቱ የሂደት ሪፖርት እንዲራዘም ለመጠየቅ ለግራንት ሞኒተሩን በኢሜል ያሳውቁ
• በየሩብ ዓመቱ የፋይናንስ ሪፖርት ማራዘሚያ ለመጠየቅ የእርዳታ አስተዳደርን በኢሜል ያሳውቁ

ለዚህ መዘግየት ምክንያታዊ ምክንያት መኖር አለበት (ለምሳሌ፡ የኮምፒውተር ችግሮች፣ የሰራተኞች ክፍት የስራ ቦታ፣ ወዘተ)።

ምንም እንኳን ማራዘሚያ በ Grant ሞኒተር ወይም በእርዳታ አስተዳደር ሰራተኞች የተፈቀደ ቢሆንም፣ ሁለቱም የፋይናንስ ሪፖርቱ እና የሂደት ሪፖርቱ ተደርሶ እስካልፀደቀ ድረስ አካባቢው ገንዘብ መጠየቅ አይችልም። በተጨማሪም፣ ሁሉም ልዩ ሁኔታዎችን እና የተፈረመ የስጦታ ሽልማት መግለጫ በDCJS የእርዳታ አስተዳደር መቀበል አለባቸው ፈንዶች በአካባቢው ከመጠየቁ በፊት።

እባክዎን የወንጀል ፍትህ አገልግሎቶች ቦርድ (CJSB) የሚከተለውን ፖሊሲ መውሰዱን ልብ ይበሉ።

ለቀጣይ የገንዘብ ድጋፍ ብቁ መሆንን ለመወሰን ዋናው ነገር የእርዳታ ፋይናንሺያል እና የሂደት ሪፖርት አቀራረብ መስፈርቶችን ማክበር ነው። 30 ማመልከቻ የማለቂያ ቀን ማንኛውም የአሁን የገንዘብ ተቀባይ በተጠቂው/የምሥክርነት ስጦታ ፕሮግራም ለቀጣይ የገንዘብ ድጋፍ አይታሰብም። ለበጎ ምክንያት፣ በጽሁፍ የቀረበ፣ DCJS ይህን ድንጋጌ ሊተው ይችላል።

በDCJS በገንዘብ የሚደገፉ ፕሮግራሞች ከድጎማ ጋር የተዛመዱ መዝገቦችን ለመጠበቅ ያስፈልጋሉ ይህም የፕሮግራም እና የፋይናንሺያል ሰነዶችን ለሶስት ዓመታት እና የስጦታውን አመት ሊያካትቱ ይችላሉ። ከሚያስፈልገው የማቆያ ጊዜ በላይ የሆኑ ማንኛቸውም መዝገቦች በፕሮግራሙ ዳይሬክተር እና ስፖንሰር ሰጪ ኤጀንሲ ውሳኔ ሊቀመጡ ወይም ሊጸዱ ይችላሉ።

ግሬ[áñ]t ቁጥር፡-ይህ በስጦታ የተደገፈ ፕሮግራምዎን የሚለይ ቁጥር ነው። በየዓመቱ በDCJS ይመደባል። ቁጥሩ በስጦታ ሽልማት መግለጫ ላይ ሊገኝ ይችላል. ሁሉም ወደ DCJS የሚላኩ ደብዳቤዎች ይህንን ቁጥር ማካተት አለባቸው።

የፕሮግራሙ ስም: የፕሮግራሙን ስም ያመልክቱ. እባክዎን የአከባቢን ስም እና የተጎጂ/ምስክር በርዕሱ ውስጥ ማካተትዎን እርግጠኛ ይሁኑ። ለምሳሌ፣ “የሞንሮ ካውንቲ ተጎጂ/ምስክር ፕሮግራም”።

የሪፖርት ማቅረቢያ ጊዜ፡ ይህ የሂደት ሪፖርቱ የሚሸፍነው ጊዜ ነው።

የተጎጂ/ምስክር ድጎማዎች “የበጀት ዓመት” ከጁላይ 1 እስከ ሰኔ 30 ድረስ ይቆያል። የበጀት ዓመቱ ስጦታው በሚያልቅበት ዓመት ይሰየማል። ለምሳሌ፣ ለስጦታው ዓመት ከጁላይ 1 ፣ 2016 እስከ ሰኔ 30 ፣ 2017 የበጀት ዓመቱ 2017 ነው።

“ሩብ” ሪፖርቱ የሚሸፍነውን የሶስት ወር ጊዜን ያመለክታል። ሩብ ዓመቱ የሚጀምረው በበጀት ዓመቱ በጁላይ 1 ነው። በዚህም ምክንያት እ.ኤ.አ.

• "የመጀመሪያው ሩብ " ከጁላይ 1 እስከ ሴፕቴምበር 30 ድረስ ይሸፍናል።
• “Second ሩብ” ከጥቅምት 1 እስከ ዲሴምበር 31 ድረስ ይሸፍናል።
• “ThirdQuarter”ከጥር 1 እስከ መጋቢት 31 ድረስ ይሸፍናል።
• “FurthQuarter” ከኤፕሪል 1 እስከ ሰኔ 30 ድረስ ይሸፍናል።